Työn johtaminen ja hallinta

Viisi tapaa, jotka ajavat uutta tuottavuuden vallankumousta

---

Miksi asioita on niin hankalaa saada tehdyksi?

Tavanomainen päivä saattaa mennä jotenkin näin: Istut pöytäsi ääressä masentuneena, kun katsot täyteen ahdettua kalenteriasi. On juoksevia asioita ja tiimiin yhteyksien ylläpitoa. Jossain välissä pitää tarkistaa, että miten firman strategia näyttää toimivan ja miten lähellä ollaan vuositavoitteita – siis silloin, kun sähköposti ei tulvi yli tai puhelin soi jatkuvasti vaatien huomiotasi.

Jokapäiväinen puurtaminen voi olla yrityksen hyvinvoinnista huolehtivalle hyvin kuluttavaa. Työntekijöiden vaihtuvuus on suuri ja he vaativat enemmän joustavuutta etätöissä. Samalla kilpailija kohauttaa markkinoita uudella tuotteellaan.

Tarvitset aikaa selvitäksesi kaikista näistä ongelmista, mutta se tuntuu mahdottomalta, koska yrityksesi asioiden organisointi on erinäisistä työkaluista kasaan haalittu tilkkutäkki.

Tuttu tuska? Et ole yksin!

Lukemattomat yritykset koosta ja alasta riippumatta tuskailevat pitäessään modernin työelämän lankoja käsissään. Johtoryhmät, niin kuin sinunkin, yrittävät pyörittää yrityksen toimintaa tuottavasti ja tehokkaasti, samalla pitäen huolta kaiken ikäisten työntekijöiden työtyyväisyydestä.

Vilkaistaanpa tilastoja:

Juuri nyt tehokkuus ja yhteistyö ovat tärkeämpiä kuin koskaan yrityksen toiminnalle. Suunnitelmien täytyy olla saumattomia ja aikarajat saavutettava ongelmitta. Teknologia esittää tässä tärkeää roolia. Mutta mikä tahansa sovellus ei käy. Entä edellä mainitun kaltainen tilkkutäkki? Ei.

Digitaalinen työnohjaus asettaa uuden standardin työn tuottavuuden ja yhteistyön suhteen, antamalla kaikille tarvittavat välineet saada työt tehdyksi.

Sovellusten kasautuminen yhteistöiden ongelmana

Jos nyökkäilit herkeämättä tämän E-kirjan johdantoa lukiessasi, niin sille on syynsä. Turha monimutkaisuus on organisaatioiden kansantauti — varsinkin johtajille, jotka joutuvat hallinnoimaan työn kulkua sekalaisilla työkaluilla ja sovelluksilla.

Tässä on pohdittavaa: Suurin osa johtajista ja päälliköistä käyttää jopa yli 85% päivästään pallotellen sähköpostin, puhelimen ja tapaamisten välillä. Perusduunaritkaan eivät ole tältä ilmiöltä turvassa. Sen lisäksi, että he joutuvat tasapainoittelemaan omien tiimien keskusteluiden ja projektien välillä, täytyy työntekijöiden myös tehdä yhteistöitä muiden yritysten kollegojen kanssa eri toimialoilla. Tämä tekee päivittäisestä projektinhallinnasta ja kommunikoinnista monimutkaisempaa.

Monet yritykset ja organisaatiot ovat ottaneet käyttöönsä lukuisia sovelluksia tiimityöskentelyn suoraviivaistamiseksi ja työtehokkuuden parantamiseksi. Päältä päin katsottuna tämä vaikuttaa toimivalta ratkaisulta. Chateillä, sekä viesti- ja projektinhallintatyökaluilla on omat etunsa, mutta kun sovellusten määrä kasvaa isommaksi, niin ongelmia tuottavuudessa alkaa ilmaantumaan:

 

Selkeyden puute:
Kun tiimit käyttävät tarpeisiinsa useita työkaluja, on toiminnasta vastaavien kasvavasti hankalampaa kartoittaa projektien etenemistä ja tehokkuutta. Johtajien pitää tietää, että mitkä tehtävät on suoritettu, mitkä ovat jäljessä ja mitä vaikutuksia tällä on yrityksen tehokkuudelle. Ilman tätä tietoa johdon on mahdotonta määrittää luotettavasti onko yritys saavuttamassa vuosittaiset tavoitteensa.

Tehottomuus:
Kun työntekijät poukkoilevat eri työkalujen ja alustojen välillä, tietoa ja työtä voi hukkua helposti. Työntekijät voivat unohtaa, että missä projektien viimeisimmät versiot ovat saatavilla ja miten pitkälle niitä on tehty. Eikä pidä unohtaa miten hankalaa on olla tuottava, kun vastailet eri chatteihin ja maileihin pitkin päivää.

Versionhallinta- ja laaduntarkkailuongelmat:
Jos tiimit eivät pysy ajan tasalla töiden edistymisestä, viimeisimmistä versioista ja muutoksista, niin ne saattavat käyttää aikaansa vanhentuneisiin tietoihin tai jo tehtyjen työvaiheiden jatkamiseen. Tämä voi johtaa virheelliseen tuotteeseen, ja vaikuttaa negatiivisesti työn tehokkuuteen, yrityksen imagoon ja pahimmassa tapauksessa asiakastyytyväisyyteen.

Kukaan ei tietenkään voi odottaa yrityksen hylkäävän kaikkia käyttämiään työkaluja sen jälkeen, kun niistä on tullut olennainen osa toimintaa, koska työntekijät ovat tottuneet niihin. Järkevin ratkaisu on järjestelmä, joka integroi, keskittää ja suoraviivaistaa digitaalisen työnkulun ja kommunikoinnin näiden työkalujen käyttäjien välillä.

Viisi hyvää puolta digitaalisessa työnkulussa

Digitaaliset työnkulut keskittävät työryhmät ja projektit. Yhdellä alustalla käyttäjät saavat selkeän näkymän alusta loppuun, oli kyse sitten käynnissä olevista tehtävistä, dokumentoinnista, keskusteluista ja aikarajoista. Tämä parantaa tuntuvasti tehokkuuteen pyrkivän organisaation toimintaa.

Johtoryhmä:
Vuosittain johdosta vastaavat henkilöt kokoontuvat sopimaan yhtiön tavoitteista, mutta pöydästä poistumisen jälkeen monet esille tulleet tavoitteet unohtuvat. Harvard Business Reviewn mukaan jopa puolet organisaatioista ei pääse edes 60%:iin asettamistaan tavoitteista.

Kun yritys omaksuu digitaalisen työnkulun käytön, niin johtoporras saa hyvän käsityksen tärkeistä projekteista ja tavoitteista kaikilla yrityksen osa-alueilla. Tämä johtaa parempaan tulevaisuuden suunnitteluun, joka on myös realistista tavoitteiltaan. Joustavat ohjausnäkymät auttavat heitä myös ymmärtämään eri osa-alueita ja huomaamaan toimintamalleja ja strategioita joilla tiiminvetäjien ja työntekijöiden toimintaa voidaan tehostaa.

Tiiminvetäjät ja päälliköt:
Digitaalinen työnkulku antaa päälliköille nopean pääsyn tarvitsemaansa tietoon. Enää ei tarvitse lukea monimutkaisia laskentataulukkoja tai liikaa turhaa tietoa sisältäviä raportteja. Digitaalinen työnkulun avulla he voivat helposti arvioida tiimin tuottavuutta ja yksilösuorituksia. Esimerkiksi markkinointipäällikkö voi tarkkailla useita osa-alueita sisältäviä kampanjoita, mukaan lukien myynti, tuotteistaminen ja sisältö. Tai hän voi tarkkailla työntekijöiden henkilökohtaista tekemistä arvioidakseen, että etenevätkö hommat suunnitellusti. Tämän lisäksi työntekijät pyytävät kasvavissa määrin selkeää ja läpinäkyvää kommunikointia tiiminvetäjien kanssa, jonka tämä työnkulku mahdollistaa.

Työntekijät:
Työntekijät pallottelevat useiden tehtävien välillä päivittäin. Heidän tehtävälistansa sisältää sekä kiireellisiä, että pitkäaikaisia projekteja. Digitaalinen työnkulku ottaa tuskan pois useiden deadlinejen ja keskustelujen hallinnasta. Työntekijät tietävät tulevista tehtävistä, saavat välittömästi tiedon uusista tilanteista ja ovat kartalla määräajoista. Tuottavuuden haaste on helppo ottaa vastaan.

Vuosikymmeniä yrityksiä on riivannut toiminnallisesti eristäytyminen. Eri työryhmät työskentelevät omissa maailmoissaan tehden eri tehtäviä, usein omilla säännöillään. Usein ryhmät toimivat laput silmillä tietämättä mitään kollegoidensa työn etenemisestä.

Myyntiryhmälle tulee ikävänä yllätyksenä se, kun markkinointipuoli päättää yllättäen vaihtaa uusimman kampanjan teemaa. Tai miten talouspuolesta vastaavat närkästyvät, kun selviää, että henkilöstövastaavat ovat menneet selvästi yli budjetin palkatessaan uutta väkeä.

Hyvä uutinen on se, että yritykset aktiivisesti ottavat käyttöönsä työkaluja, joilla näitä osastomuureja halutaan purkaa ja edistää yhteistyötä eri työosastojen välillä. 65% johtohenkilöstöstä on sitä mieltä, että hierarkkisen organisaation muuttaminen tiimikeskeisemmäksi on tärkeää tai hyvin tärkeää. Mutta siinä on ongelmansa: Vain 6% johtohenkilöistä on sitä mieltä, että he ovat ”todella tehokkaita” horisontaalisen yhteistyön johtamisessa.

Digitaalinen työnkulku helpottaa tiimikeskeiseen organisaatiomalliin siirtymistä. Työryhmät jaetaan annettujen projektien ja tehtävien perusteella ja kaikki yrityksen osa-alueet voivat tarkkailla ja ottaa osaa eri osastojen tehtävien etenemiseen.

Jos työntekijät ovat mukana useammassa projektissa samanaikaisesti, digitaalinen työnkulku auttaa heitä tarkkailemaan, tekemään ja vaihtamaan tehtävästä toiseen pitkin päivää.

Kommunikaatiossa ja yhteistyössä on puolensa, mutta kolikon kääntöpuolella ne vievät paljon aikaa. Keskiverto työpäivän aikana työntekijöillä on tunti ja 12 minuuttia vapaata kommunikaatiovälineistä. Tämä tarkoittaa, että käytämme 76% työajastamme sähköpostin ja chatin edessä, eikä tässä oteta huomioon aikaa, jonka heitämme hukkaan etsiessämme tarvitsemaamme tietoa ja poukkoillessamme eri työsovellusten välillä.

Nuo päivät ovat ohi. Digitaalinen työnhallintaratkaisu keskittää kommunikaation ja yhteistyön yhteen paikkaan, josta kaikki löytävät helposti tarvitsemansa.

Jokaisen tiimin työntekijällä on pääsy chattiin ja kommentointiin, mahdollisuus liittää dokumentteja ja kuvia sekä kyky luoda ja päivittää aikatauluja. Esimerkiksi graafisen suunnittelijan ei enää tarvitse lähettää viimeisintä mainosvedostaan sähköpostitse, vaan sen voi ladata työnäkymään kaikkien nähtäväksi ja kommentoitavaksi. Tämän hyödyttää kaikkia: tiimin jäsenet tuntevansa antavan panoksensa työhön ja suunnittelija saa nopean palautteen. Ei enää hajanaisia mailiketjuja!

Käyttäjät voivat myös integroida viestejä ja tietoa muilta alustoilta, esimerkiksi Gmailista tai Outlookista niin, että ne ovat kätevästi yhdessä paikassa. Mikä parasta, kaikilla on pääsy tähän tietoon, milloin vain, jopa silloin kun henkilöstöä on lomalla tai poistuu talosta kokonaan.

Jokaisella työntekijällä on oma toimintatapansa. He suodattavat tietoa, oppivat ja suorittavat eri tavoilla. Siksi yhden koon toiminta-alusta tai hätäisesti kasattu ratkaisupaketti ei toimi. Työnantajan täytyy antaa työntekijöilleen pääsy tietoon, aikatauluihin ja tehtäviin heille sopivin keinoin. Tällainen joustavuus on mahdollista digitaalisessa työnhallinnassa.

Esimerkiksi jotkut työntekijät haluavat tarkkailla työaikatauluaan aikajananäkymässä, siinä missä joku toinen voisi suosia kalenterinäkymää. Jo tällaiset yksinkertaiset joustavuusmahdollisuudet helpottavat työntekijöiden taakkaa ja stressiä: 43% henkilöstöstä stressaa uusien toimintamallien ja työkalujen integroimisesta työhönsä.

Lisäasetukset ja suodatinmahdollisuudet lisäävät joustavuutta entisestään ja auttavat työntekijöitä olemaan perillä aikamääreistä ja liikkuvasta tiedosta. Tämä on erittäin tärkeää varsinkin johtohenkilöstölle, joiden täytyy olla tietoisia hyvin tietyistä projekteista.

Milleniaalit ja Z-sukupolvi ovat varmastikin suurin työvoima, mutta hyvin todennäköisesti joukossa on myös suuria ikäluokkia ja X-sukupolven edustajia. Tämä tarkoittaa, että organisaatiossa on vähintään yksi, jolla on hankaluuksia tottua kaikkiin käytettäviin työsovelluksiin. Paras tarjolla oleva digitaalinen työnhallintasovellus kuitenkin saa teknologiaakin karttavan työntekijän oppimaan sen helposti.

Tämän lisäksi tiimin jäsenet voivat helposti päivittää tehtäviä, aikatauluja ja edistymistä työssään. Tämä auttaa heitä tuntemaan, että he hallitsevat työelämäänsä. Näppärämmät työntekijät taas voivat automatisoida toistuvia tehtäviään ja keskittyä luovaan ja strategiseen suunnitteluun.

 

Liity tuottavuuden vallankumoukseen

Yrityksesi kasvaa ja muuttuu. Älä taistele muutosta vastaan pitämällä kynsin ja hampain kiinni sekalaisista työkaluista, jotka vain hidastavat yrityksesi toimintaa ja tuottavuutta. Monday.com antaa sinulle uuden, paremman tavan hallita työtäsi.

Kokeile monday.comia ilmaiseksi!

Anna tiimeillesi valtaa suunnitella, organisoida ja seurata projekteja visuaalisessa ja yhteistyöystävällisessä ympäristössä. Helppo omaksuminen, muokattavat pohjat ja näkymät sekä sujuva integrointi antaa heille alustan työskennellä niin, kuin heille parhaaksi sopii. Ja meidän turvallisuusjärjestelmämme takaa mielenrauhan siitä, että tärkeät työntekijä- ja asiakastiedot pysyvät täysin turvassa.

Mitä odotat? Koe monday.com jo tänään!
Ota yhteyttä ja laita yrityksessäsi isompi vaihe silmään!