PROJEKTISUUNNITELMA
Vaikka projektit vaihtelevat, niin projektisuunnitelman liikkeellepano on aina samanlaista.
Hyvät työnjohtajat osaavat sen ja noudattavat projektisuunnittelussa standardeja askeleita ennen, kun työt alkavat.
Uuden projektin aloittaminen on aina jännittävää. Vaikka me aina haluamme päästä suoraan työn kimppuun, niin hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Jokaisen tiimin ja työntekijän pitäisi löytää aikaa projektisuunnitelman tekemiseen. Suunnitelman avulla resurssien, ajan ja budjetin käyttöä on helppoa seurata.
Listaa ensin tavoitteesi ja jaa ne pienempiin osa-alueisiin, jotka pitää hoitaa ennen kuin projektia voidaan sanoa suoritetuksi.
Projektinhallinta ja suunnitelu on huomattavasti helpompaa toimivan työkalun avulla.
”Tavoite ilman suunnitelmaa on pelkkä toive”
Antoine de Saint-Exupéry
Ota ylätason projektisuunnitelma (High Level Project Plan) template ilmaiseksi käyttöön monday.comiin
Voit ladata alta löytyvän High Level Project Plan templaten käyttöönne SEOSEON Digitoimiston sivulta.
Aloita jo tänään!
Kokeile monday.comin ilmaisia pohjia projektisuunnitelmalle!
Vaihe 1:
Mikä määrittelee onnistumisen?
Kenelle projektia tehdään ja mikä lopulta määrittelee, kuinka onnistunut se on? Tämä on suunnitelman ensimmäinen ja kenties tärkein vaihe. Liian usein aloitamme projekteja ilman selkeää visiota siitä, mitä ylipäätään haluamme saavuttaa. Osaavan työnjohtajan pitäisi pystyä ottamaan huomioon kaikkien mukana olevien tarpeet ja yhdistää ne selkeiksi, mitattaviksi tavoitteiksi. Lähes kaikilla projekteilla on monta siihen panostavaa osapuolta ja on erittäin tärkeää huomioida heidät suunnitelmaa tehdessä.
Sisäinen projekti suoritetaan lähes pelkästään yritykselle itselleen. Esimerkkinä voisi olla toimistotilojen uusiminen, uusien kalusteiden tilaaminen, kotisivun parantelu tai mobiilisovelluksen kehittäminen. Ulkoinen projekti taas suunnitellaan asiakkaalle. Työnä voi olla esimerkiksi vaatemerkin suunnittelu, konsultointi tai markkinointisuunnitelman kehittäminen. Mutta jopa ulkoisessa projektissa on sisäisiä osapuolia, jotka täytyy pitää tyytyväisinä. Uutta brändilogoa suunnitellessa voisi kuvitella, että vain asiakkaan tyytyväisyys on tärkeää, mutta tämä ei ole totta.
Entä jos työhön käytettiin niin paljon turhaa aikaa, että asiakkaan tyytyväisyys näyttäytyy kuitenkin tuloksellisesti tappiollisena? Tätä tuskin kukaan haluaisi raportoida projektipäälliköille. Entä jos suunnittelet logon, jota asiakkaasi rakastaa, mutta jota muut potentiaaliset asiakkaasi vihaavat? Tämä hankaloittaisi uusien asiakaskontaktien luomista ja sitä tuskin silloin pidettäisiin menestyneenä projektina.
Yhteenvetona: Hyvän työnjohtajan pitää ottaa huomioon kaikki projektiin osallistuvat osapuolet ja puntaroida jokaisen painoarvo, jotta paras mahdollinen lopputulos saavutetaan.
Oli kyseessä sitten iso tai pieni projekti, tämä yksinkertainen projektisuunnitelmapohja auttaa sinua järjestelemään useita tehtäviä ja päätöksiä mihin tahansa työhön liittyen. Voit helposti antaa tehtäviä oikeille työntekijöille, seurata heidän edistystä ja arvioida projektin tilannetta.
Kustomoi projektisuunnitelmasi värien, fonttien ja korosta keskeistä informaatioa saadaksesi tärkeimmät tiedot hyppäämään heti silmille.
Ota projektisuunnitelman teko tavaksi!
Se on helppoa monday.com työkalulla.
Vaihe 2:
Aseta tavoitteet
Nyt kun tiedämme, että mikä määrittelee onnistumisen, voimme alkaa asettamaan tavoitteita. Tavoitteiden pitää olla fiksuja. Niiden pitää täyttää mm. seuraavat kriteerit:
- Tarkka
- Mitattava
- Saavutettava
- Olennainen
- Aikasidonnainen
Jos tavoitteet eivät täytä näitä kriteerejä, niin niiden onnistumisen määrittely on hankalaa. Niin kauan, kun tavoitteet on listattu selkeästi, niiden yliviivaaminen on helppoa projektin edetessä. Lopputavoitteet ovat pienempien tehtävien summa. Esimerkiksi jos tehtävänä on luoda uudet nettisivut, niin tavoitteina voi olla mallinnus, sisällöntuotanto, kehittely, laaduntarkkailu, asiakkaalla hyväksyttäminen ja julkistus.
Kaiken tämän väliin mahtuu luonnollisesti useampia pikkuprojekteja, joiden etenemistä täytyy myös seurata, mutta näitä voidaan pitää kuutena päätavoitteena. Kun tavoitteet on määritelty, ne pitää priorisoida. Tämä saa kaiken asianmukaiseen järjestykseen ja työntekijät keskittymään siihen, mikä on tärkeintä.
Vaihe 3:
Tehtävien jako
Työ ei tee itseään loppuun. Tiimin jäsenille pitää jakaa omat työtehtävät, jotta kaikki tietävät, kuka on vastuussa mistä ja missä vaiheessa heidän panostaan vaaditaan. Tämä on hyvän projektisuunnitelman olennainen osa.
Työnjohtajan pitäisi punnita jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet sekä heikkoudet, ja jakaa työn sen mukaisesti. Joku saattaa olla parempi hoitamaan asioita kasvotusten asiakkaiden kanssa, siinä missä joku muu voi olla vahvimmillaan taustatöissä. Tehtävät pitäisi jakaa, kun projektin tavoitteet ovat selkeät ja projektipäälliköille on selvää, millä osa-alueilla työntekijät suoriutuvat vahvimmin.
Toinen tärkeä tekijä tehtävänjaossa on käyttöaika ja työtaakka (josta puhumme lisää aikatauluista keskusteltaessa). Työntekijän taakkaa määrittelee, onko heillä mahdollisuutta suoriutua tehtävästä, vai onko parempi antaa kyseinen tehtävä jollekin toiselle.
Vaihe 4:
Määrittele myyntituotteet
Mikä on lopullinen palvelu tai tuote, jonka asiakas tulee saamaan? Myyntituote on työsi tulos. Se voi olla dokumentti tai raportti, sovellus, tehdastuote tai vaikkapa rakennus. Myyntituote on riippuvainen projektisuunnitelman jokaisen tehtävän onnistumisesta. Myyntituotteen tarkka määrittäminen oman tiimin ja asiakkaan kanssa on elintärkeää, koska se ehkäisee ongelmia projektin edetessä.
Mikään ei ole pahempaa, kuin käyttää aikaa ja resursseja kuukausikaupalla huomatakseen, että lopussa asiakas odottikin jotain muuta. Tämä on helposti ennalta ehkäistävissä selventämällä vaatimukset ja odotukset asiakkaalle etukäteen, jotta he tietävät mitä odottaa.
Vaihe 5:
Luo aikataulu
Aikataulu antaa visuaalisen kuvan siitä, miten kauan projekteissa ja tehtävissä tulee kokonaisuudessaan kestämään. Osaava projektipäällikkö tietää, että projektit eivät aina mene, niin kuin pitäisi. Aikataulu on arvio työn kestosta, mutta kompastuskiviä tulee vastaan matkan varrella ja hyvällä työnjohtajalla on niiden varalle suunnitelma. Aikataulun pitäisi olla sopivan joustava siltä varalta, että projektin tavoitteet muuttuvat, asiat jumiutuvat ulkoisista tekijöistä johtuen paikalleen tai tehtävissä menee aikaa suunniteltua pidempään.
Suosittelemamme monday.com on helppokäyttöinen projektinhallintatyökalu, joka sisältää klikkaa-ja-vedä -mallisen aikajanaominaisuuden, joka on helppo ottaa käyttöön ja on täysin muokattavissa.
Vaihe 6:
Motivaation buustaus
Tällä osa-alueella projektitoiminnan supertähdet loistavat. Lue projektisuunnitelma läpi tiimin kanssa ja saa kaikki mukaan töihin. Tämä on se vaihe, jossa johtajat erotellaan pomoista.
Johtaja pystyy inspiroimaan työntekijöitään tekemään kaikkensa tiimin eteen. Hänen kykynsä on avartaa projektisuunnitelma kaikille niin, että se on helppo ymmärtää ja saa työntekijät innostumaan työnteon aloittamisesta. Hyvä johtaja saa tiimin puhaltamaan yhteen hiileen selkeän tavoitteen eteen. Selkeys projektisuunnitelmassa ja jokaisen tehtävän etenemisen seuraaminen edesauttaa työntekijöiden vastuuntuntoa ja ymmärrystä tehtävien tärkeydestä.
Nyt kun kaikki ovat innostuneita ja valmiita hommiin, niin ei muuta kuin hihat heilumaan!
