TYÖAJANHALLINTA
Työajanhallinta tulee nyt helpossa visuaalisessa muodossa!
Tässä artikkelissa avaamme yritystyökalujen hyötyjä ajanhallinnassa ja tarjoamme vinkkejä tehokkaaseen ajanhallintaan työpaikalla.
SEOSEON Digitoimiston sivulta voit ottaa käyttöön ilmaisen monday.com työkalenteri -templaten. Kuva valmiista pohjasta alla.
Mikä on työajanhallintaohjelma?
Monet yritykset ja itsenäiset toimijat laskuttavat työstään tuntipohjaisesti. Monet useita eri työtehtäviä ja projekteja kartoittavat ja suorittavat yritykset ovat tehneet tuntityöskentelyn pohjalta laskuttamisesta standardin. Yksinäinen freelancer saattaa vielä tulla toimeen vanhanaikaisin metodein, mutta kun organisaatiolla on työn alla monta eri projektia ja useita työntekijöitä, on ajanhallinnan keskittäminen yhteen paikkaan tärkeää tehokkuuden ja selkeyden kannalta.
Jotta yritys pysyy ajan tasalla sopimuksissa, laskutuksessa, ajanhallinnassa ja projektien johtamisessa, täytyy siihen käyttää parhaiten soveltuvia työkaluja.
Työajanhallinta on selkeää ja vaivatonta oikealla työkalulla!
Kokeile monday.comia ilmaiseksi
Yksinkertaisimmillaan ajanhallinta on työtuntien seuraamista spontaaneille, ennaltasovituille ja toistettaville työtehtäville. Tätä ominaisuutta voivat hyödyntää niin yritykset, freelancerit, kuin aliurakoitsijatkin. Toimintaperiaate on lähes sama, kuin kellokorttijärjestelmässä, mutta paljon monipuolisemmilla ominaisuuksilla.
Sovellus, joka on suunniteltu parempaan ajanhallintaan, yhdistää kaikki edellä mainitut projektinhallinnan osa-alueet selkeään visuaaliseen näkymään. Hyvä työkalu myös yhdistää näiden osa-alueiden lisäksi sujuvasti työnohjauksen ja asiakkuudenhallinnan niiden kanssa kompaktiksi paketiksi.
Eli käytännössä pilvessä toimivasta ajanhallinnasta on kehittynyt todella kattava ja helposti kustomoitava, yrityskäyttöön soveltuva projektinhallintatyökalu!
Miten ajanhallinnan sovellukset toimivat käytännössä?
Uusimmissa pilvisovelluksissa työajanhallinta on tehty helpoksi:
- Kirjaudu sisään ajanhallintapalveluun
- Luo itsellesi, tiimille tai yritykselle ajanhallintaboardi.
- Erittele ko. boardille tehtävät pulseiksi, jotka sisältyvät projektisuunnitelmaan tai arvioituun työaikatauluun.
- Aseta pulseille haluamasi parametrit, ohjeet ja aikataulut. Voit käsitellä tehtäviä erilaisissa visuaalisissa näkymissä mielesi mukaan.
- Kun olet valmis aloittamaan työt, paina vain kelloa aloittaaksesi työajan laskemisen.
Kun olet laittanut kellon pyörimään, niin palvelu laskee henkilökohtaista työaikaasi siihen asti, kunnes pysäytät manuaalisesti kellon. Laskettu työaika kirjautuu boardille, jonka summaa voidaan sitten käyttää laskuttamiseen. Työaikaa on mahdollista myös säätää takautuvasti ja ennakoivasti siltä varalta, että tilanteisiin tulee muutoksia tai että kaikki ei mennyt niin, kuin oltiin aluksi ennakoitu.
Miksi hankkia yrityssovellus tehokkaaseen ajanhallintaan?
1. Käsin tehty työajanhallinta ei ole tehokasta
Monet tiimit ja projektipäälliköt tekevät edelleen tehtävienjaon käyttäen tulostettuja Excel-taulukoita nastoitettuna ilmoitustaululle. Tämä jättää paljon varaa virheille, varsinkin jos tehtävät vaativat tarkkaan ajankäytön seurantaa. Välillä käytetty aika heitetään fiiliksen mukaan lonkalta ja välillä pohditaan, että oltiinko johonkin hommaan käytetty ylipäätään aikaa vai ei. Tämä voi johtaa tulehtuneisiin asiakassuhteisiin, tuhlattuun aikaan ja huonosti organisoituun työnjakoon. Epätarkka työnohjaus jättää helposti huomioimatta myös tärkeitä yksityiskohtia tiimin toiminnasta, joilla voi olla kriittinen vaikutus työtehokkuuden parantamiseen tulevaisuudessa.
2. Suoraviivaista laskutusta
Tuloksen tekemisen tärkeys on itsestään selvää jokaiselle yritykselle ja itsenäiselle toimijalle. Tehokkaaseen ajanhallintaan suunniteltu sovellus tekee laskutusprosessista helppoa ja nopeaa, joka säästää selvää rahaa ja aikaa. Älä suotta tuhlaa aikaasi kopioimalla ja kirjoittamalla eri papereita ja taulukoita uusiksi tai siirtämällä samoja tietoja eri reskontrajärjestelmien välillä. Pilvipalvelut ovat sujuva tapa yhdistää kaikki laskutukseen tarpeelliset tiedot muutamalla klikkauksella eteenpäin lähetettäväksi. Koska sovellus pitää myös tarkkaa lukua siitä, mihin aikaa on käytetty, niin tämä johtaa selkeämpään ja avoimempaan raportointiin, joka taas johtaa parantuneisiin asiakassuhteisiin.
3. Saa selvää näkyvyyttä ja helpota päätöksentekoa tuloista ja menoista
Toimivan organisaation tavoitteiden saavuttamisessa on tärkeää, että sen sisällä tehdään hyvin tiedostettuja päätöksiä. Yksi yleisimmistä ongelmista yrityksissä on panostaa liikaa projekteihin, jotka muuttuvat tappiollisiksi sen sijaan, että priorisoitaisiin paremmin tuottavia projekteja. Tehokas ajanhallinta auttaa ymmärtämään, että paljonko kenenkin asiakkaan tehtäviin organisaatiossa käytetään aikaa. Jos työhön on kartoitettu vaikkapa 30 tuntia ja aika alkaa olla käytetty, niin asiasta ollaan heti tietoisia ja se pystytään laittamaan ensisijalle hoidettavien tehtävien listalle. Jos taas pystyt suoriutumaan jostain tehtävästä selvästi alle budjetoidun aikamääreen, niin tiedät löytäneesi jotain, johon voit panostaa tulevaisuudessa enemmän, koska tämä on tuottavaa. Parempaan ajanhallintaan suunnitellut sovellukset pystyvät myös antamaan selviä visuaalisia kaavioita ja laskemia tehdyn työn tehokkuudesta.
4. Anna tarkempia arvioita tehtävien suorittamisesta
Ajankäytön arviointi on tärkeää asiakassopimuksia tehtäessä. Arviointi voi olla hankalaa ilman järkevää vertailukohtaa, mutta aikaisempien projektien tarkan ajanhallinnan perusteella sinun on helppoa antaa parempi arvio projekteista asiakkaille sekä työntekijöille. Tällöin ei sorruta hetkellisiin innon puuskassa annettuihin ylilyönteihin ja referoidaan faktoihin siinä, miten tehokkaasti aikaamme ollaan menneisyydessä käytetty.
5. Tiedä kuka loistaa ja kuka laahaa työpaikalla
Ajanhallinnan kannalta on tärkeää tietää, kuka tiimin vetonaula on, koska he ovat niitä, jotka kantavat firmaa selässään. Jos heidän tehokkuutensa on selvästi muiden yläpuollella, niin silloin kannattaa harkita, että olisiko heille tarjolla haasteellisempia tehtäviä tai voisiko tehtävien jakoa järjestää paremmin. Samanaikaisesti pitää olla kartalla siitä, kuka tiimissä suoriutuu heikoiten, jotta heille voidaan antaa tarvittavaa tukea tehtävistä suoriutumiseen ennen kuin projektit ovat vaarassa jäädä jälkeen. Ajanhallinta auttaa pysymään näissä tilanteen tasalla.
6. Työajanhallinta auttaa pitämään tiimisi tuottavana
Toimiva yritys on tietoinen siitä, että tiimin tuottavuus on elintärkeää. On olemassa lukuisia kursseja sekä koulutuksia siihen, kuinka pitää oma yritys tuottavana, mutta yksi yksinkertaisimmista ratkaisuista on se, että tiedetään mihin työntekijät käyttävät aikaansa. Kun organisaatio rakentaa ja vaalii työympäristöä, joka perustuu rehelliseen ja reaaliaikaiseen ajanhallintaan, niin se ruokkii tiimin jäsenten motivaatiota tehokkaaseen ajankäyttöön. Pysäytä aikalaskuri, kun sosiaalinen media vie huomiosi, kun käyt hakemassa kahvia tai muuta joka ei välttämättä kuulu sen hetkiseen toimenkuvaasi ja saatat huomata kuinka usein me huomaamattamme käytämme aikaamme tehottomasti. Tämä ei luonnollisesti tarkoita, etteikö mieli tarvitse taukoa työn tiimellyksestä väliajoin, mutta monesti emme huomaakaan kuinka paljon saatamme käyttää aikaa epäolennaisuuksiin ja kuinka paljon nopeammin voisimme saada työt valmiiksi, jos meidän mielemme olisi paremmin keskittynyt hoidettavaan tehtävään.
Vinkkejä tehokkaaseen ajanhallintaan työpaikalla
- Pidä aktiivista kirjanpitoa toiminnastasi huomataksesi, milloin olet kaikkein tuottavimmillasi. Käytä tätä tietoa, kun priorisoit tehtäviäsi.
- Ennen töiden aloittamista tarkista, että tehtäväsi ovat tavoitteiden tasalla ja päivälle suunnittelemasi aikataulu on realistinen.
- Muista huomioida työpäivääsi suunnitelmaan myös tehoton työaika (tauot jne.)
- Pidä huoli, että kommunikaatiokanavat ovat käytettävissäsi ja olet tavoitettavissa, mutta älä tuhlaa aikaa turhaan jutusteluun. Vastaile viesteihin ennemmin tiettyinä aikaväleinä tai kellonaikoina, jos se tarkoittaa sitä, että pystyt keskittymään työn alla oleviin tehtäviin paremmin.
- Ole tietoinen siitä, että saatat joutua keskeyttämään työsi kiireellisiin tilanteisiin vastataksesi, joten huomioi tämänkin varatessasi työaikaa tehtävään.
- Tärkeintä: Pidä työtaakkasi kohtuullisena. Älä sitoudu tekemään enempää töitä, mitä sinun on mahdollista tehokkaasti suorittaa. Tehottomasti suoriutuvat tai roikkumaan jäävät työt tulisi pyrkiä delegoimaan.
