TYÖNOHJAUS JA TEHOKAS TYÖNSUUNNITTELU
Opas saavutettavia tavoitteita sisältävään työnohjaussuunnitelmaan
Työnsuunnittelu kartoittaa projektin virallista etenemispolkua. Sen pitäisi selkeästi ilmaista vaaditut askeleet haluttuun lopputulokseen. Vaiheiden täytyy olla esitettävissä ja mitattavissa, jotta ne voidaan realisoida konkreettisiksi toimiksi ja tuloksiksi. Tehokas työsuunnitelma toimii oppaana, joka mahdollistaa tiimiyhteistyölle tuottaa realistisia lopputuloksia.
Ennen kuin työsuunnitelman toimintatapoja kehitetään, on hyvä määritellä relevantteja toimintatermejä. Päämäärä, strategia, tavoite ja taktiikka ovat asioita, jotka kaikki liittyvät työnsuunnittelussa toisiinsa. Mutta kullakin sanalla on oma merkityksensä.
Päämäärä
Päämäärä edustaa koko tehtävän konseptia ja määrittelee sen, mitä yrität saavuttaa. Eli päämääränäsi voi olla vaikka maailmanvalloitus (tai jotain vähemmän kunnianhimoista, kuten tehdä yrityksestäsi tuottava).
Strategia
Strategia määrittelee suurpiirteisesti liikkeet, jotka on tehtävä päämäärän saavuttamiseksi. Yksi strategioista oman tuottavan yrityksen kehittämiseksi voi olla markkinoinnin tehokkuuden kasvattaminen. Toinen strategia voi olla kustannusten leikkaaminen tai tuotevalikoiman parantaminen.
Tavoitteet
Tavoitteet ovat mitattavissa olevia tuloksia, jotka on määritelty strategioita ajatellen. Tavoite voi olla esimerkiksi hankintahinnan laskeminen 20%, jotta markkinointitehokkuutta voitaisiin kehittää paremmaksi. Selkeät, mitattavat ja realistiset tavoitteet auttavat priorisoinnissa ja etenemisen seuraamisessa työnohjauksessa.
Taktiikat
Taktiikat ovat tarkistuslista tavoista, joilla saavutetaan mitattavia tavoitteita. Esimerkkinä mainittu 20% säästö markkinoinnissa voidaan saavuttaa lisäämällä markkinointisuunnitelmaan matalan hankintahinnan markkinointikanavia (SEO, sosiaalinen media…). Toinen taktiikka voi olla vaikkapa luovemman kommunikoinnin tai uusien avainsanojen testaus tai laskeutumissivun suorituskyvyn parantaminen.
Viimeisimpänä työnohjauksessa täytyy kehittää vaiheittainen työlista. Alkuvaiheessa ennen tarkemman työlistan kehittämistä saatetaan tavata asianomistajia sekä projektisponsoreita. Ensimmäisenä askeleena on solmia päämäärä ja määrittää työn strategisia ideoita. Tämä helpottaa laajan yleiskatsauksen kehittämistä työhön, yksilöi joitain laajempia strategisia näkökohtia ja auttaa määrittelemään projektin laajuusrajoitukset. Aivoriihessä voidaan usein keksiä yksittäisiä strategioita ja taktiikoita keskeisten työn tavoitteiden tukemiseksi.
Aloita tehokkaampi työnohjaus nyt monday.comin avulla
Kokeile ja huomaa kuinka sujuvasti työnohjaus sujuu siihen suunnitellulla työkalulla!
Työnohjaus auttaa asettamaan selkeitä strategisia tavoitteita mitattavilla saavutuksilla
Työnohjaus ja sen suunnittelu on mahdollista suorittaa työskentelemällä takaperin lopullisesta päämäärästä järjestämällä keskeiset aloitteet hierarkkisesti. Suunnitelma pystytään laatimaan strategian, tavoitteiden ja niiden taustalla olevan taktiikan toistuvilla parannuksilla. Karkeaa suunnitelmaa hahmotellessa pitää ottaa huomioon oman yrityksen rajoitukset. Työnohjauksen esivaiheissa tulisi määrittää päätavoitteita sekä päämäärän yhteenvedon tarkistuslista.
Kun projektin ääriviivat ovat valmiina, on tärkeää määritellä selkeät realistiset tulokset osana toimintasuunnitelmaa. Virstanpylväät auttavat seuraamaan edistymistä tulostavoitteiden puitteissa. Hyvin suunniteltu aikataulu on tärkeä näiden välietappien seuraamisessa.
Työnohjaajan tavoitteiden tulee olla realistisia ja asiaankuuluvia asetettuihin päämääriin nähden
Hyvä suunnitelma virtaa usein päämäärästä taktiikkaan. Esimerkiksi yhtä tavoitetta voi tukea pieni määrä strategioita, joilla jokaisella on yksi tai pieni määrä tavoitteita. Tavoitteisiin sisältyy usein useampia taktiikoita, joiden tulisi käsittää konkreettiset toimet, jotka suoritetaan saavutettavissa olevan ajan kuluessa. Mitä yksityiskohtaisempi taktinen suunnitelma työhön kehitetään, sitä helpompaa sitä on noudattaa. Tehtävät pystytään usein jakamaan pienempiin alatehtäviin, jotka edustavat yksittäisiä työyksiköitä ja johtavat tunnistettavissa oleviin suoritteisiin. Projektin alkaessa työnohjaajan on tärkeää seurata sovittuja työtehtäviä.
Työnohjauksen suunnittelu pystytään suorittamaan lähtemällä taaksepäin lopullisesta päämäärästä
Projektin työnohjaus pitäisi suunnitella niin, että kaikki roolit ja vastuut ovat selkeästi määritelty. Asianomistajien selkeä vastuunjako keskeinen osa työnsuunnittelua, jotta kaikki ryhmät tietävät pelisäännöt. Lopullinen toimintasuunnitelma sisältää kaikki tarvittavat vaiheet, työtehtävät ja määräajat. Projektin alkaessa on tärkeää seurata suorituskykyä ja tarkistaa työnohjauksen taktiset päämäärät tietyin määräajoin. Edistyksen etenemistä voidaan seurata objektiivisten indikaattorien avulla vaihetaulukossa. Arkaaisempi ratkaisu voitaisiin toteuttaa vaikkapa Excelillä tai Google-sheeteillä; tämä on kuitenkin suoritettavissa tehokkaammin kunnon projektinhallintaohjelmistolla, joka sisältää joukon erilaisia ryhmätyöominaisuuksia sekä valmiiksi rakennettuja työnohjauspohjia.
Työnohjaus on helppoa monday.comin avulla
monday.com tarjoaa täydellisen sekoituksen yksinkertaisuutta ja helppokäyttöisyyttä vahvoilla ryhmäyhteistyöominaisuuksilla, jotka sopivat minkä tahansa projektin työnohjaukseen. Tämä on mahdollista havainnoida esimerkiksi yllä olevan taulukon selkeässä näkymässä. Jokainen sarake taulukossa voi edustaa henkilöä, aikajanaa, tehtävää tai statusta. Jokainen rivi voi edustaa yksittäistä taktista asiakohtaa projektisuunnitelmassa.
Ryhmäjako mahdollistaa taktiikan hierarkkisen jäsentelyn tavoitteiksi strategian tukemiseksi. Koko lauta voi edustaa päämäärää, monimutkaisempia toteutuksia tai yksittäisiä strategioita. Ohjelmistoalusta mahdollistaa helpon työnohjauksen, tilanpäivityksen ja tiimiviestinnän kaikissa tehtävissä väreillä, jotka tarjoavat projektin tilan visualisoinnin koko yrityksessä. Tällöin työnohjaus on helppo delegoida kaikille tiimin jäsenille ja seurata edistystä yhdellä silmäyksellä.
